Menciptakan sebuah event yang sukses adalah tugas dari pihak penyelenggara acara yang tidak mudah. Pada prosesnya, ada berbagai persiapan yang harus dilakukan secara cermat agar bisa dinilai sukses oleh audiens. Berbagai hal yang harus dipertimbangkan dalam kesuksesan acara diantaranya membuat konsep acara, menentukan tema acara, memilih vendor acara, mencari pengisi acara, hingga memilih venue acara.
Namun diantara beberapa hal di atas, manakah yang bisa dibilang paling penting perannya? Yup! Jawabannya adalah venue acara. Tanpa kita sadari bahwa venue acara memiliki peran yang sangat besar dalam kesuksesan sebuah acara. Aspek inilah yang menjadi penentu hadir atau tidaknya audiens ke acara tersebut.
Memilih tempat yang cocok untuk acara membutuhkan sejumlah pertimbangan khusus yang harus dilakukan oleh tim penyelenggara acara. Apapun jenis acaranya, venue akan memberikan pengalaman unik bagi para audiens.
Elemen Dasar Kunci Kesuksesan Venue
Dalam artikel ini kami akan memberikan informasi mengenai venue yang menjadi elemen dasar untuk kesuksesan sebuah acara. Setidaknya ada 5 elemen dasar yang harus anda pahami sebagai profesional di bidang acara. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
Fasilitas dan Pelayanan Venue
Saat ini kita bisa mudah mendapatkan venue acara untuk menggelar acara apapun, termasuk konser musik dengan skala besar. Akan tetapi, setiap venue acara menawarkan berbagai fasilitas dan pelayanan yang berbeda-beda. Maka dari itu, dalam memilih venue acara anda harus bisa memastikan bahwa venue acara menawarkan fasilitas dan pelayanan terbaik.
Anda bisa mendapatkan informasi mengenai fasilitas dan pelayanan venue melalui situs web resmi atau mengunjungi langsung venue acara dengan melihat berbagai fasilitas dan pelayanan yang diberikan.
Salah satu hal yang wajib diketahui dari fasilitas dan pelayanan venue yaitu mereka memiliki dapur dan layanan katering atau tidak. Jika tidak ada, anda bisa membawa vendor catering sendiri ke tempat tersebut.
Lokasi Venue
Salah satu hal mendasar yang harus dipertimbangkan dalam kunci kesuksesan venue dan menjadi landasan dasar mengapa venue menjadi elemen terpenting yaitu dilihat dari lokasi venue. Sudah tentu, siapapun yang ingin datang ke tempat tersebut harus mudah diakses menggunakan transportasi pribadi atau transportasi umum.
Lokasi venue yang jauh dari keramaian membuat orang enggan untuk datang ke acara tersebut. Pastikan venue yang anda pilih tidak jauh dari bandara atau stasiun kereta untuk memudahkan audiens yang hadir dari luar kota. Selain itu, venue juga harus dekat dengan penginapan sehingga akan sangat memudahkan para audiens untuk hadir di acara tersebut.
Suasana Ruangan
Setiap venue acara akan memberikan suasana ruangan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, anda harus memiliki konsep dan tema acara yang jelas untuk menentukan suasana ruangan yang akan dipilih untuk gelaran acara tersebut.
Suasana ruangan yang mendukung juga akan memberikan kemudahan dalam mendekorasi ruangan tersebut. Dengan begitu, acara akan lebih unik dan berkesan bagi para audiens yang hadir.
Tips bagi anda yang ingin menggelar acara outdoor seperti konser musik atau pameran, desain pintu gerbang acara harus benar-benar diperhatikan agar bisa menarik perhatian para pengunjung dan menjadi bagian dari branding acara.
Tata Letak
Selain suasana ruangan, tata letak juga menjadi aspek penting yang harus diperhatikan dalam memilih venue acara. Jika anda menggelar sebuah acara yang besar, mungkin akan lebih rumit untuk mengatur tata letak ruangan karena akan lebih banyak aktivitas yang dilakukan. Dalam hal ini, anda harus mempertimbangkan untuk mengatur meja dan kursi sehingga akan membuat rasa aman dan nyaman bagi para audiens.
Pada dasarnya, tata letak ruangan ini akan ditentukan oleh arus lalu lintas acara. Ada beberapa area yang di mana lalu lintas cenderung padat, seperti area loket pendaftaran, pintu masuk dan keluar, dan area toilet. Pastikan para audiens tidak mengumpul di suatu area sehingga tidak akan mengurangi kenyamanan audiens lain.
Biaya
Pemilihan sebuah venue pada akhirnya akan sangat bergantung pada anggaran yang kita miliki sebagai pelaksana acara. Untuk beberapa venue, semakin banyak fasilitas yang ditawarkan dan disediakan untuk acara, maka akan semakin tinggi harga dari venue tersebut. Pelayanan pun akan sangat bergantung pada biaya yang diberikan.
Sebelum menentukan venue acara, ada baiknya anda untuk membuat daftar venue lengkap beserta harga dan fasilitas yang mereka tawarkan. Dengan begitu, anda bisa membandingkan venue satu dengan venue lainnya untuk menemukan pilihan yang tepat bagi keberlangsungan acara anda.
Baca Juga: Sejarah Konser Musik , Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya