Hallo guys! Tidak sedikit orang yang bermimpi untuk dapat terlibat dalam sebuah penyelenggaraan event besar. Bagi mereka merupakan kebanggaan yang luar biasa jika bisa terlibat dalam event yang digagas dengan konsep yang luar biasa. Tentunya kesuksesan sebuah event ini diraih berkat kerjasama dan kreativitas dari tim event organizer.
Berbicara tentang event organizer atau yang sering kita sebut dengan EO, maka kita harus memahami dulu mengenai apa tugas dan peran event organizer dalam sebuah event. Event organizer merupakan elemen kunci dalam keberhasilan sebuah acara. Tim ini akan mengatur mulai dari perencanaan hingga berjalannya acara, termasuk dekorasi event, layout, serta tema dan konsep yang digunakan dalam event tersebut.
Cara Memimpin dan Mengorganisir Tim Event Organizer
Di dalam tim event organizer tentu dibutuhkan seorang pemimpin yang bisa mengatur dan mengorganisir keseluruhan acara. Lantas, bagaimana cara mengatur tim event organizer agar bisa berjalan dengan sukses dan lancar? Simak ulasan selengkapnya di bawah ini ya!
1. Menyatukan Visi dan Tujuan
Tim event organizer seringkali terdiri dari orang-orang yang berkepribadian berbeda dan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Dalam konteks ini, pimpinan dari event organizer harus bisa menyatukan tim untuk mencapai tujuan bersama. Maka dari itu, seorang pemimpin yang hebat harus memiliki keahlian dalam mengkomunikasikan tujuan bersama sebagai visi yang menginspirasi, sebuah tujuan menyeluruh yang ingin dicapai bersama.
Di sisi lain, seorang pimpinan tim event organizer harus bisa menginspirasi keyakinan dan semangat yang kuat terhadap misi dari semua anggota. Dengan visi dan tujuan yang jelas, setiap anggota tim akan memahami bagaimana cara kerja yang mereka harus lakukan dalam merencanakan hingga melaksanakan event.
2. Mengidentifikasi Peran dan Tanggung Jawab
Setelah berhasil menyatukan visi dan tujuan dari event tersebut melalui komunikasi yang baik dengan seluruh anggota event organizer, selanjutnya seorang pimpinan event harus menentukan peran dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim.
Seorang pemimpin harus memastikan setiap anggota tim memahami perannya masing-masing dan tahu apa yang diharapkan dari mereka. Hal inilah yang akan membantu untuk menghindari penumpukan tugas dan memastikan bahwa setiap aspek dari pekerjaan mereka bisa diselesaikan dengan baik.
3. Komunikasi yang Efektif
Sebagaimana kita tahu bahwa komunikasi memiliki peranan penting dalam sebuah tim. Komunikasi menjadi kunci dalam mengorganisir sebuah tim event organizer sebagai jalur untuk membuka jalan agar penyelenggaraan event tersebut berjalan dengan sukses. Untuk dapat membangun komunikasi yang efektif, pemimpin event bisa membuat pertemuan secara rutin dengan seluruh tim untuk membagi perkembangan acara, ide, serta informasi-informasi penting lainnya.
Saat penyelenggaraan acara, penggunaan alat komunikasi seperti aplikasi pesan instan, email, atau perangkat manajemen komunikasi lainnya bisa digunakan untuk dapat memastikan semua anggota tim tetap terhubung satu sama lain.
4. Perencanaan yang Teliti
Seorang pemipin event organizer yang pandai dalam mengorganisir tim harus memiliki skill yang cermat dalam merencanakan event. Beberapa detail yang penting untuk diperhatikan dalam event seperti kebutuhan venue, dekorasi, katering, lighting dan sound, hingga jadwal yang rinci termasuk deadline pekerjaan, checklist tugas dari masing-masing anggota tim, flow kerja, dan lain sebagainya harus diperhatikan dengan baik.
Dalam merencanakan sebuah event ini jangan sampai ada satu hal pun yang terlewat. Jika hal tersebut terjadi, maka sulit untuk bisa mencapai tujuan event karena penyelenggaraan acara sifatnya dinamis. Untuk memiliki rencana yang teliti, maka seorang pemimpin event organizer harus memiliki ketegasan dalam menentukan sebuah keputusan. Dengan begitu, visi dan tujuan acara yang sudah direncanakan sejak awal akan bisa terwujud dengan mudah.
5. Membentuk Tim yang Solid
Memimpin tim event organizer tidak bisa dilakukan seorang diri atau tanpa bantuan orang lain. Dalam hal ini, anda memerlukan tim yang solid dan juga professional. Sebagai pemimpin anda bisa memilih orang-orang yang mau untuk bekerja keras, adaptif, bisa diandalkan, dan kreatif. Tidak perlu banyak untuk merekrut orang, hanya perlu menyesuaikan dengan kapasitas acara yang akan diselenggarakan saja.
Dengan membentuk tim yang solid, anda akan dimudahkan dalam membuat segala perencanaan. Pemimpin dituntut untuk handal dalam mengatur segala aspek yang berkaitan dengan perhelatan acara. Selain itu, dengan tim yang solid juga akan memudahkan anda untuk membangun relasi seluas mungkin. Melalui tim yang berpengalaman maka kemungkinan untuk mendapatkan klien semakin banyak dan besar.
Baca Juga: Sejarah Konser Musik , Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya