Hallo guys! Sejak pandemi Covid-19 melanda dunia, ada banyak perubahan yang terjadi di berbagai industri. Salah satu transformasi positif yang dapat dirasakan hingga saat ini yaitu dalam penyelenggaraan acara virtual. Pelaksanaan acara virtual menawarkan bentuk event yang berbeda dengan event-event biasanya. Acara virtual bisa menjadi alternatif bagi pihak penyelenggara yang ingin menggelar event dengan jangkauan yang lebih banyak. Penyelenggaraan event virtual bisa mempertemukan orang-orang di mana pun mereka berada.
Ada banyak jenis event yang bisa diselenggarakan secara virtual, diantaranya webinar, konferensi, pameran dagang, hingga konser yang disiarkan secara langsung melalui platform tertentu.
Langkah-Langkah Membuat Acara Virtual
Kecanggihan teknologi memiliki peran yang sangat besar dalam transformasi ini. Teknologi bisa membuat event yang tidak mungkin dilaksanakan virtual menjadi bisa dilaksanakan secara virtual. Dalam artikel ini akan membahas apa saja langkah-langkah yang harus disiapkan untuk menggelar event virtual, termasuk alat dan platform yang harus digunakan. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
1. Tentukan Tujuan Acara Virtual Anda
Sebelum memulai menggelar acara virtual, anda harus memiliki bayangan yang jelas mengenai tujuan yang ingin dicapai dalam acara virtual tersebut. Apakah ingin menggelar acara konferensi virtual, pameran dagang virtual, webinar, atau acara virtual lainnya. Dengan memiliki tujuan yang jelas akan memudahkan anda dan tim untuk mengatur konfigurasi event virtual tersebut.
Pelaksanaan acara virtual ini memiliki keunggulan jangkauan peserta yang tidak terbatas. Artinya, anda bisa mengundang lebih banyak orang dari berbagai belahan dunia, tanpa mengenal batas dan waktu. Meski begitu, tentu ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, salah satunya mengenai sasaran peserta yang tepat agar penyelenggaraan acara virtual tersebut bisa mengundang para peserta sesuai minatnya.
Berfokus pada setiap target acara akan membantu untuk mengatur semua alat yang diperlukan dalam event virtual. Selain itu, anda juga bisa menambahkan fitur-fitur yang relevan sehingga bisa memberikan pengalaman acara yang selalu dikenang oleh para peserta.
2. Pilih Platform Acara Virtual yang Tepat
Setelah memiliki tujuan yang jelas, langkah selanjutnya yaitu memilih platform yang tepat untuk acara virtual anda. Dalam hal ini, anda harus memastikan bahwa platform tersebut bisa mendukung kebutuhan acara dan bisa mewujudkan tujuan serta visi dari event tersebut.
Beberapa platform acara virtual yang sering digunakan dalam berbagai event seperti Zoom, Google Meet, dan platform lainnya bisa menjadi alternatif bagi anda yang akan menyelenggarakan event virtual. Selain itu, ada juga beberapa platform acara virtual khusus yang dapat membantu untuk mengatur dan menyelenggarakan acara virtual dengan lebih efektif. Beberapa platform tersebut tentu akan menawarkan fitur yang berbeda dan akan meningkatkan pengalaman para peserta.
3. Siapkan Konten Acara Virtual yang Menarik
Penyelenggaraan acara virtual dengan acara on-site tentu berbeda dari segi penyajian konten. Ada beberapa konten yang harus dipersiapkan untuk dapat menyelenggarakan acara virtual yang menarik untuk diikuti. Diantaranya dengan menyiapkan konten kombinasi presentasi, diskusi panel, sesi interaktif, dan demonstrasi langsung.
Mengundang para pembicara dari ahli dalam bidang-bidang tertentu juga akan menarik perhatian para peserta. Keahlian serta pengetahuan mereka akan menambah kredibilitas acara virtual. Selain itu, anda harus melibatkan partisipasi dari para peserta dengan menambahkan sesi tanya jawab dan permainan yang interaktif. Dengan begitu, acara virtual tersebut bisa lebih menyenangkan bagi para peserta.
4. Uji Coba Acara Virtual
Seperti yang kita ketahui bahwa persiapan dari penyelenggaraan acara virtual menjadi kunci dari keberhasilan. Setelah dirasa siap untuk menyelenggarkan event virtual, anda harus menguji semua alat dan platform yang akan digunakan sebelum acara. Uji coba ini untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan teknis yang bisa saja terjadi saat pelaksanaan acara. Lakukan uji coba dengan semua elemen yang terlibat untuk dapat memastikan semuanya bisa berjalan dengan lancar pada hari acara.
5. Promosikan Acara Virtual
Langkah selanjutnya untuk dapat menggelar event virtual yang sukses yaitu dengan cara mempromosikan acara virtual yang akan diselenggarakan. Setelah proses perencanaan dari tujuan dan platform acara yang telah disesuaikan dengan yang diinginkan, masalah selanjutnya yaitu bagaimana cara menjangkau para peserta agar bisa tertarik untuk mengikuti virtual event yang akan dilaksanakan. Maka dari itu, penting bagi pihak penyelenggara untuk mempromosikan event virtual tersebut.
Ada banyak cara untuk mempromosikan event virtual, salah satunya dengan menggunakan sosial media. Sosial media seperti instagram, facebook, twitter, whatsapp, dan sebagainya menjadi media promosi yang efektif untuk penyelenggaraan event virtual. Semakin banyak upaya yang dilakukan untuk mempromosikan event virtual, maka akan semakin banyak mendatangkan para peserta dan sponsor.
Baca Juga: Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya, Pentingnya Keamanan Fasilitas Venue Acara