Hallo guys! Menyelenggarakan acara korporat yang besar merupakan salah satu kegiatan yang penting bagi perusahaan untuk mempromosikan sebuah brand, mempererat dan membangun mitra baru, serta meningkatkan keterlibatan karyawan dengan para mitra bisnis.
Akan tetapi dalam mengelola acara korporat ini cukup kompleks sehingga sering menjadi tantangan yang cukup besar bagi banyak perusahaan. Berbagai masalah yang sering terjadi seperti kesulitan untuk mengoordinasikan jadwal acara, mengelola logistik, membuat konsep dan tema acara, serta anggaran yang membengkak menjadi hambatan-hambatan bagi kesuksesan acara tersebut.
Tips Merencanakan Acara Korporat Besar
Beberapa tantangan dalam mengelola acara korporat ini semakin besar seiring dengan meningkatnya berbagai permintaan yang ingin dimasukkan ke dalam acara tersebut, sehingga seringkali membuat para panitia acara kewalahan. Maka dari itu, di dalam artikel ini akan menjelaskan beberapa tips penting untuk dapat mengorganisir acara korporat yang besar agar bisa berjalan dengan lancar dan sukses. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
1. Menentukan Tujuan Acara yang Jelas
Setelah memutuskan untuk menggelar acara korporat dengan skala yang besar, penting bagi pihak penyelenggara untuk menetapkan tujuan acara yang jelas. Tentukan apa yang ingin anda capai dalam acara tersebut, apakah untuk memperbanyak jaringan, mengenalkan brand, atau membangun tim internal.
Selain itu, menetapkan tujuan yang jelas ini termasuk ke dalam menentukan tema dan konsep acara yang harus dipikirkan secara matang. Tema dan konsep acara yang menarik akan membuat banyak orang tertarik dan ingin terlibat dalam kegiatan tersebut.
Buat sebuah acara yang bisa dikenang oleh para audiens yang datang. Untuk itu, anda membutuhkan konsep, tema, serta tujuan yang berbeda dengan acara korporat lainnya. Anda bisa mendiskusikan hal tersebut dengan seluruh panitia dan sampaikan pendapat terbaik dari masing-masing individu panitia untuk kesuksesan acara tersebut.
2. Melakukan Pembagian Tugas
Untuk dapat menyelenggarakan sebuah acara korporat yang sukses, tentu membutuhkan kerja sama tim yang solid dan kompak. Sulit bagi penyelenggara acara manapun jika para panitia yang terlibat dalam event tersebut tidak menumbuhkan rasa saling satu sama lain. Untuk itu agar dapat mencapai hasil maksimal, maka lakukanlah pembagian tugas untuk masing-masing individu.
Pembagian tugas ini bisa dibentuk secara kelompok atau divisi-divisi beserta gambaran tugasnya secara rinci. Anda bisa memilih tugas dan posisi yang cocok dengan tiap individu agar mereka bisa bersemangat dalam mengerjakan tugas-tugas tersebut. Dengan begitu, mereka akan mengetahui tugas dari masing-masing individu.
Jangan lupa untuk melakukan koordinasi dan komunikasi di dalam divisi maupun antar divisi agar kesatuan panitia acara tersebut bisa memiliki satu visi yang sama.
3. Buat Timeline Secara Terperinci
Membuat timeline secara terperinci tentu sangat penting untuk menjaga semuanya tetap pada jaulurnya dan memastikan semua tugas bisa selesai tepat waktu. Anda bisa memulai dengan menetapkan tanggal acara, memprioritaskan pencapaian utama seperti venue, katering, mengundang pembicara, dan mengatur semua logistik.
Untuk menggelar acara korporat dengan skala besar dan sukses, anda harus bisa mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas yang harus dilakukan dan beberapa kemungkinan yang tidak terduga.
4. Kelola Logistik Secara Efisien
Sebuah acara korporat dengan skala besar tidak hanya melibatkan alat-alat logistik yang ada di dalam perusahaan tersebut, tetapi melibatkan berbagai aspek logistik lain yang perlu dikelola secara efisien. Hal ini termasuk mengamankan venue yang sesuai, mengatur transportasi bagi para peserta, berkoordinasi dengan layanan katering, dan mengatur perlengkapan audio visual.
Untuk itu anda bisa mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan vendor yang telah professional di bidangnya agar keberlangsungan acara nanti bisa berjalan sesuai rencana.
5. Wajib Memiliki Rencana Cadangan
Meskipun anda telah memiliki rencana acara yang dirancang dengan sangat baik, kejadian tak terduga bisa terjadi kapan saja selama acara korporat tersebut digelar. Maka dari itu, penting bagi pihak penyelenggara untuk memiliki rencana cadangan atau rencana darurat untuk menangani situasi tak terduga.
Rencana cadangan ini mencakup persiapan menghadapi berbagai kesulitan teknis yang bisa terjadi, memiliki cadangan tempat, menyediakan pilihan transportasi alternatif, dan strategi komunikasi dalam kondisi darurat.
Nah, itulah beberapa strategi yang bisa anda gunakan untuk menyelenggarakan acara korporat dengan skala besar. Semakin besar acara yang digelar, maka semakin besar pula risiko yang bisa terjadi. Maka dari itu, sebagai panitia pelaksana harus cermat menghadapi situasi yang terjadi.
Dengan menetapkan berbagai hal di aas, anda akan bisa menciptakan acara yang sukses dan berkesan serta memberikan dampak positif bagi para peserta dan tujuan bisnis anda.
Baca Juga: Pentingnya Keamanan Fasilitas Venue Acara (Tips & Panduan), Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya