Hallo guys! Penyelenggaraan sebuah event merupakan bagian yang cukup penting dari kehidupan kita. Baik gelaran event konser musik, pernikahan, trade show, konferensi bisnis, atau festival budaya, memerlukan sebuah perencanaan yang matang hingga pelaksanaanya bisa berjalan dengan sukses. Salah satu aspek yang cukup penting dari penyelenggaraan event adalah manajemen logistik.
Logistik acara adalah dukungan teknis dan logistik yang diberikan oleh pihak penyelenggara untuk memastikan kelancaran sebuah event. Penyelenggara acara memberikan dukungan logistik ini mencakup pemilihan tempat, kebutuhan bahan dan alat, pendaftaran acara, makanan dan minuman, dan masih banyak lagi.
Tujuan dari adanya layanan logistik ini jelas untuk memberikan kontribusi pada acara serta mengelola dan mengawasi semua orang yang terlibat serta bahan dan alat yang dibutuhkan pada acara. Dalam artikel ini kami akan memberikan informasi mengenai bagaimana mengatur logistik pada gelaran event agar dapat terorganisir dengan baik. Simak informasi selengkapnya di bawah ini ya!
Mengelola Manajemen Logistik dengan “3K”
Mengelola sebuah acara membutuhkan kreativitas, perencanaan, dan kerja keras agar dapat membuahkan hasil yang maksimal. Inilah strategi “3K” yang dijadikan panduan untuk bisa mengelola manajemen logistik dengan baik.
1. Konsep
Dalam tahapan konsep ini akan membantu untuk mengidentifikasi kebutuhan logistik pada acara yang akan anda selenggarakan. Lalu anda akan membuat jadwal pengiriman serta perencanaan anggaran. Penting untuk membuat dafta semua barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menentukan sumber penyediaannya.
Setelah itu, langkah selanjutnya yaitu pengadaan barang dan jasa. Dalam hal ini mencakup pembelian peralatan, kontrak dengan penyedia jasa, serta pengangkutan barang ke lokasi event.
2. Koordinasi
Koordinasi juga merupakan tahap dari perencanaan manajemen acara. Setelah selesai membuat konsep acara, anda harus berkoordinasi dengan pihak-pihak yang berkaitan.
Persediaan barang dan bahan perlu dikoordinasikan dengan baik untuk pemantauan stok, pengecekan kualitas, serta pengangan barang yang rusak atau hilang. Berkoordinasi untuk menentukan alat transportasi yang diperlukan untuk mengirim barang ke lokasi event juga penting diperhatikan agar bisa berjalan secara efisien.
3. Kontrol
Sesuai dengan namanya, dalam fase ini anda perlu memastikan bahwa semuanya bisa berjalan sesuai dengan rencana. Tahapan ini mungkin yang paling lama karena dimulai setelah perencanaan selesai dan berlangsung hingga selesai acara.
Pengontrolan terhadap penyimpanan lokasi barang yang aman dan terorganisir merupakan hal yang sangat penting, apalagi jika acara berlansung selama beberapa hari. Penyimpanan yang buruk bisa membuat rusak barang atau menyebabkan kehilangan.
Beberapa Elemen Yang Mempengaruhi Manajemen Logistik Acara
Strategi di atas umumnya untuk mengelola logistik acara agar bisa berjalan sesuai dengan rencana. Namun umumnya logistik acara bisa mencakup beberapa elemen berikut:
1. Tempat
Saat memilih tempat, ada baiknya anda mempertimbangkan beberapa faktor seperti keamanan, lokasi yang strategis, kapasitas ruangan, kapasitas parkir, ruang tunggu, ruang penyimpanan barang, anggaran, dan lain sebagainya.
2. Katering
Katering juga merupakan faktor yang penting dalam gelaran acara. Bisa kita bayangkan jika sebuah gelaran event tidak ada layanan katering, mungkin semua aspek yang terlibat dalam acara tersebut akan ‘mati kelaparan’. Katering dalam event mencakup perencanaan makanan dan minuman untuk panitia, pengisi acara, hingga audiens yang hadir dalam event tersebut.
3. Transportasi
Moda transportasi apapun yang membawa pembicara, peserta, atau sponsor ke venue acara termasuk ke dalam transportasi. Hal ini mencakup perjalanan antarkota, antarnegara, dan internasional menggunakan bus, pesawat, kereta, atau kendaraan umum lainnnya.
4. Alat yang Canggih
Penggunaan alat atau teknologi yang canggih juga merupakan tanggung jawab dari penyedia logistik acara. Perangkat keras atau perangkat lunak yang dibutuhkan untuk acara harus dipersiapkan dengan baik untuk meningkatkan pengalaman acara. Beberapa alat yang dapat membantu terlaksana acara seperti proyektor, laptop, mikrofon, layar, hingga perlengkapan video harus dipersiapkan dengan baik.
Nah itulah alasan mengapa manajemen logistik dalam penyelenggaraan event begitu penting. Dengan konsep dan perencanaan yang tepat, pihak penyelenggara dapat memastikan bahwa semua barang dan jasa yang diperlukan sudah tersedia dan dapat digunakan ketika acara dimulai.
Namun jangan lupa untuk membantu mengatasi masalah yang terjadi pada saat perencanaan. Karena tidak ada event yang berjalan dengan mulus, maka beberapa masalah seperti keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau perubahan rencana harus bisa dikondisikan dengan baik dan cermat.
Baca Juga: Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya, Tren Terbaru Dalam Desain Fasilitas Acara