Hallo guys! Pasca pandemi Covid-19, banyak perubahan yang terjadi di dalam berbagai industri, termasuk industri event. Sebelumnya, event yang diselenggarakan itu kebanyakan tidak menggunakan teknologi. Namun semenjak Covid-19 melanda, industri event sangat bergantung kepada teknologi untuk dapat mensukseskan acara tersebut.
Namun evolusi ini terbukti sangat bermanfaat bagi industri acara. Faktanya ada 90% professional acara percaya bahwa teknologi dapat memberikan dampak positif yang signifikan terhadap kesuksesan dari acara. Maka penerapan teknologi pada setiap event di era digital akan sangat memungkinkan untuk menciptakan pengalaman yang tak terlupakan untuk sebuah gelaran event.
Satu hal yang paling sering kita gunakan untuk keperluan acara saat ini yaitu adanya meeting online menggunakan platform Zoom dan Google Meet. Perubahan ini tentu membawa dampak positif dengan kemudahan yang dibawanya. Kita bisa melakukan rapat pertemuan online di mana saja dan kapan saja. Salah satu perubahan yang dampaknya cukup besar terhadap industri event.
Lalu selain meeting online, apa aja perubahan-perubahan lain dalam menggelar event menggunakan kecanggihan teknologi? Dan apa saja yang harus dipersiapkan untuk membuat event dengan teknologi yang canggih? Berikut penjelasan selengkapnya, simak hingga selesai ya!
Mengapa Teknologi Penting Untuk Industri Event?
Di era serba digital seperti saat ini, penerapan teknologi dalam setiap aspek kehidupan bisa mengubah cara hidup kita. Hal ini juga sangat terasa dampaknya terhadap industri event. Pemanfaatan teknologi dalam setiap event memberikan banyak manfaat, diantaranya:
- Meningkatkan Jangkauan
Penyelenggaraan event yang sudah terintegrasi dengan teknologi tentu dapat diikuti secara virtual oleh peserta yang sedang berada di lokasi jauh dari venue event. Dengan streaming acara secara online, memungkinkan untuk para peserta bisa terlibat dan berpartisipasi dalam acara meskipun tidak bisa hadir secara fisik.
- Meningkatkan Efisiensi
Penerapan teknologi dalam event juga sangat membantu dalam mengelola manajemen event, proses pendaftaran, manajemen logistik acara, dan pengelolaan data peserta dengan lebih efektif. Penggunaan aplikasi atau website dapat mempercepat proses administrasi dan meminimalisir terjadinya kesalahan (human error).
- Meningkatkan Keterlibatan
Teknologi juga memungkinkan untuk menggunakan aplikasi, media sosial, serta alat interaktif lainnya untuk bisa meningkatkan keterlibatan dari para peserta.
Memanfaatkan teknologi dengan bijak tentu akan sangat menguntungkan bagi para pelaku event. Dan yang diharapkan dari penerapan teknologi ini adalah bisa meningkatkan keseksesan dari setiap gelaran acara.
Membuat Pengalaman Acara dengan Memanfaatkan Teknologi
- Menggunakan Teknologi AR (Augmented Reality)
Salah satu alat yang dapat meningkatkan pengalaman dalam berkunjung ke sebuah event yaitu penggunaan teknologi Augmented Reality (AR). Khususnya jika anda menggelar sebuah acara pameran dagang, penerapan teknologi ini akan sangat bermanfaat.
Dengan AR memungkinkan untuk para pengunjung agar bisa melihat produk atau layanan dalam bentuk yang lebih realistis. Menyediakan AR game atau aktivitas yang interaktif juga akan sangat menarik perhatian para pengunjung, sehingga dapat melibatkan pengunjung dalam penerapan teknologi ini. AR juga bisa diakses melalui aplikasi mobile para pengunjung, sehingga akan memberikan kesan yang lebih saat mengunjungi event tersebut.
- Menggunakan Teknologi AI (Artificial Intelligence)
Dalam berbagai industri, Artificial Intelligence (AI) sudah banyak digunakan. Teknologi AI dalam penyelenggaraan event dapat digunakan untuk personalisasi pengalaman para peserta. Sistem AI ini sangat dibutuhkan untuk penyelenggaraan event, karena sistem AI akan bekerja untuk mengambil keputusan seperti halnya manusia.
Beberapa pemanfaatan teknologi AI dalam event diantaranya untuk memberikan dukungan dan informasi sepanjang acara menggunakan chatbot AI. Selain itu, AI juga dapat memberikan rekomendasi konten dan sesi acara yang relevan dengan minat para peserta. AI dapat menganalisis data para peserta untuk memahami preferensi dan kebiasaan mereka, sehingga konsep dan konten acara bisa relate dengan para peserta.
- Pengoptimalan Live Streaming
Jika anda mempunyai rencana untuk menggelar acara virtual, maka anda membutuhkan sebuah alat yang canggih untuk dapat mengoptimalkan live streaming. Live streaming ini merupakan sebuah cara yang sedang ramai digunakan para penyelenggara event, karena dengan live streaming anda bisa mencapai audiens yang sangat luas untuk jangakauan event anda.
Salah satu yang perlu diperhatikan dalam menggelar acara virtual yaitu kualitas alat baik dari video dan audio live streaming harus yang baik, agar bisa memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi para penonton. Meskipun acara yang digelar live streaming, namun para penonton masih bisa terlibat dalam gelaran acara tersebut. Pihak penyelenggara bisa memanfaatkan fitur live chat atau komentar untuk menjawab pertanyaan dan tanggapan yang diberikan para penonton, sehingga acara tersebut bisa terlaksana secara dua arah.
- Memanfaatkan Media Sosial untuk Brand Awareness
Peran media sosial dalam membangun brand awareness ini sangat penting. Dengan memanfaatkan media sosial dengan baik, pihak penyelenggara acara dapat menghadirkan para pengunjung yang banyak. Selain itu, media sosial juga dapat dimanfaatkan untuk membuat konten menarik yang dapat memicu minat dan keterlibatan para audiens.
Hashtag juga merupakan bagian penting dalam media sosial untuk membantu meningkatkan jangkauan secara organik untuk strategi promosi. Untuk mempromosikan hashtag khusus sebuah acara, anda bisa membuat satu hashtag yang unik dan mudah diingat. Hashtag tersebut juga harus singkat dan jelas.
Itulah beberapa hal yang bisa dimanfaatkan dari teknologi dalam kesuksesan sebuah event. Peran teknologi di era digital ini begitu penting dalam setiap kehidupan manusia. Dengan memanfaatkannya secara benar, pihak penyelenggara event dapat meningkatkan jangkauan peserta, menciptakan pengalaman event yang tak terlupakan, serta meningkatkan kesuksesan event. Maka dari itu, penting bagi para pelaku event untuk terus mengikuti perkembangan teknologi terkini.
Baca Juga: Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya, Pentingnya Keamanan Fasilitas Venue Acara