sumber gambar: magnific.com
Saat akan menyelenggarakan event, memilih venue menjadi salah satu langkah penting yang harus dilakukan pihak penyelenggara agar event bisa berjalan sesuai dengan tema dan tujuan acara. Lokasi yang tepat tidak hanya mendukung kelancaran acara, tetapi juga akan mempengaruhi keseluruhan acara, mulai dari kenyamanan, kemudahan, serta pengalaman para peserta selama mengikuti kegiatan.
Oleh karena itu, pihak penyelenggara perlu mempertimbangkan berbagai aspek sebelum menentukan tempat penyelenggaraan acara.
Apa Keuntungan Mengadakan Corporate Event di Mall?
Menggelar event di venue yang terintegrasi dengan mall memberikan sejumlah keuntungan, seperti akses yang lebih mudah, fasilitas lengkap, serta pilihan kuliner yang beragam. Bagi perusahaan yang mencari venue corporate event di Jakarta, lokasi seperti ini dapat membantu menyederhanakan kebutuhan acara sekaligus memberikan kenyamanan lebih bagi peserta.
Mengapa Venue Terintegrasi Mall Menjadi Pilihan untuk Corporate Event?
Memilih tempat untuk acara perusahaan bukan hanya soal menemukan tempat dengan ruangan yang luas dan fasilitas lengkap. Pihak penyelenggara juga perlu mempertimbangkan kemudahan akses menuju venue tersebut, kenyamanan tamu, kebutuhan konsumsi, dan area parkir yang luas untuk menggelar event skala besar. Semua faktor tersebut akan mempengaruhi pengalaman peserta sejak mereka tiba sampai dengan acara selesai.
Venue yang terintegrasi dengan pusat perbelanjaan menawarkan solusi praktis. Selain ruangan untuk menggelar event, peserta juga dapat memanfaatkan beberapa tempat yang ada di mall, seperti kafe, restoran, serta fasilitas umum lainnya. Dengan begitu, pihak penyelenggara pun memiliki lebih banyak pilihan untuk menyusun rangkaian acara tanpa harus memindahkan peserta ke lokasi lain.
Keuntungan yang didapat dengan menggelar event yang terintegrasi dengan mall akan sangat relevan untuk berbagai agenda perusahaan, seperti pertemuan internal, launching product, town hall meeting, atau agenda rapat lainnya. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan bahwa venue memiliki kapasitas yang memadai serta tingkat privasi yang sesuai dengan kebutuhan acara.
5 Keuntungan Corporate Event di Venue yang Terintegrasi dengan Mall
1. Akses Lebih Mudah bagi Peserta
Lokasi menjadi salah satu pertimbangan utama saat perusahaan memilih venue corporate event. Venue yang terintegrasi dengan mall umumnya berada di kawasan komersial yang memiliki akses jalan, area parkir, dan pilihan moda transportasi yang banyak untuk memudahkan para peserta datang ke lokasi acara.
Keuntungan ini akan sangat terasa ketika perusahaan mengundang peserta dari berbagai kantor atau wilayah. Mereka dapat merencanakan perjalanan dengan lebih mudah karena lokasi acara berada di kompleks yang sudah dikenal dan memiliki fasilitas pendukung.
2. Fasilitas Lebih Lengkap
Keunggulan lainnya yaitu ketersediaan berbagai fasilitas dalam satu kawasan. Peserta dapat menemukan restoran, kafe, toilet, area parkir basement, ATM, dan fasilitas umum lainnya tanpa perlu pergi jauh dari venue.
Bagi penyelenggara, kondisi ini mempermudah pengaturan kebutuhan peserta sebelum dan sesudah acara. Misalnya, peserta yang datang lebih awal dapat menunggu di area sekitar venue, sedangkan tamu yang ingin makan setelah acara selesai memiliki banyak pilihan tempat makan.
3. Pilihan Konsumsi Lebih Beragam
Corporate event tidak selalu berakhir setelah sesi utama selesai. Perusahaan mungkin ingin mengadakan makan bersama, diskusi formal, atau pertemuan lanjutan dengan klien dan mitra bisnis.
Venue yang terintegrasi dengan mall memberikan lebih banyak pilihan untuk kebutuhan tersebut. Peserta dapat melanjutkan percakapan di area restoran atau kafe, sementara penyelenggara memiliki alternatif lokasi untuk agenda tambahan di luar ruang utama.
4. Fleksibel untuk Berbagai Format Acara Perusahaan
Venue yang terintegrasi dengan mall tidak selalu terbatas pada pertemuan skala kecil. Beberapa venue memiliki ruang luas yang dapat digunakan untuk konferensi, launching product, gathering, pameran, hingga acara perusahaan dengan jumlah peserta yang banyak.
Fleksibilitas ini membantu perusahaan memilih suatu lokasi untuk berbagai kebutuhan, tanpa harus selalu berpindah tempat ketika format acaranya berubah.
5. Memberikan Pengalaman yang Lebih Nyaman
Pengalaman peserta tidak hanya ditentukan oleh mater presentasi atau penampilan di atas panggung. Kemudahan menemukan lokasi, kenyamanan saat menunggu, pilihan tempat makan yang banyak juga bisa memberikan kesan baik terhadap acara.
Venue yang terintegrasi dengan mall memberikan nilai tambah karena peserta dapat memanfaatkan fasilitas di sekitarnya sebelum atau sesudah acara. Hal ini membuat pengalaman menghadiri acara terasa lebih praktis, terutama bagi peserta yang datang bersama kolega atau memiliki agenda lain setelah acara selesai.
Cara Memilih Venue Corporate Event yang Terintegrasi dengan Mall
Agar mendapatkan venue yang sesuai, perusahaan perlu mengevaluasi kebutuhan acara terlebih dahulu sebelum melakukan booking tempat. Berikut ini cara memilih venue corporate yang dapat dilakukan oleh pihak penyelenggara.
1. Tentukan Jenis dan Skala Acara
Sebelum booking venue acara, pihak penyelenggara perlu mengetahui dulu tujuan acara, jumlah peserta, durasi, serta format kegiatan. Apakah acara yang digelar merupakan event launching product, gathering tahunan, town hall meeting, atau acara lainnya?
Setiap format acara memiliki kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, mengetahui jenis dan skala acara sejak awal sangat penting agar bisa menentukan venue yang sesuai dengan kebutuhan acara.
2. Cek Kapasitas Venue
Pihak penyelenggara jangan hanya melihat kapasitas maksimal yang tercantum dalam informasi venue saja. Tanyakan berapa jumlah peserta yang dapat ditampung sesuai dengan layout acara yang sudah direncanakan.
Susunan kursi teater, meja bundar, dan ruang dengan panggung besar akan menghasilkan kapasitas yang berbeda. Pastikan venue masih menyediakan ruang yang cukup untuk jalur evakuasi, pergerakan peserta, dan kebutuhan produksi.
3. Evaluasi Akses dan Fasilitas Mall
Periksa akses kendaraan, ketersediaan area parkir, jalur menuju ruang acara, serta fasilitas umum di sekitar venue. Jika peserta berasal dari luar kota, pertimbangkan pula akses transportasi umum dan pilihan akomodasi di kawasan tersebut.
Pastikan informasi lokasi mudah dipahami peserta. Jika kompleks mall memiliki beberapa pintu masuk atau lantai, sertakan petunjuk menuju venue dalam undangan.
4. Periksa Fasilitas Venue
Pastikan venue menyediakan atau mengizinkan penggunaan peralatan yang dibutuhkan, seperti sound system, lighting, mikrofon, dan lain-lain.
Tanyakan juga ketentuan mengenai vendor eksternal, jadwal pemasangan, akses loading dock, waktu pembongkaran, serta biaya tambahan. Hal ini penting agar perusahaan dapat menghitung anggaran secara lebih akurat.
5. Sesuaikan Budget
Saat membandingkan penawaran ruang sewa acara perusahaan, jangan hanya membandingkan harga sewa dasar. Periksa juga fasilitas yang termasuk dalam paket, biaya produksi, kebutuhan konsumsi, parkir, dan biaya operasional lainnya.
Bandingkan keseluruhan biaya dengan kemudahan yang diperoleh. Venue dengan harga sewa lebih tinggi belum tentu lebih mahal secara keseluruhan jika fasilitasnya dapat mengurangi kebutuhan pengeluaran.
Kesalahan yang Perlu Dihindari saat Memilih Venue Event
Hanya Memilih Berdasarkan Lokasi Terdekat
Mall yang terkenal belum tentu memiliki ruang yang sesuai dengan kebutuhan acara. Utamakan kapasitas, fasilitas, dan kecocokan venue dengan konsep kegiatan.
Tidak Memeriksa Kapasitas
Kapasitas maksimal belum tentu sesuai dengan kebutuhan ketika perusahaan menggunakan stage, area registrasi, serta susunan tempat duduk tertentu.
Menganggap Semua Fasilitas Mall Bisa Digunakan
Beberapa area dan layanan mungkin memiliki ketentuan tersendiri. Konfirmasikan fasilitas yang dapat diakses serta kebijakan penggunaan ruang kepada pengelola venue.
Tidak Menghitung Budget Keseluruhan
Biaya sewa ruang hanyalah salah satu komponen yang disewa ketika menyelenggarakan event. Perusahaan perlu menghitung kebutuhan produksi, konsumsi, dekorasi, atau biaya tambahan lain sebelum menetapkan pilihan.
FAQ
Keuntungan utamanya adalah akses ke fasilitas pendukung dalam satu kawasan, seperti parkir, restoran, kafe, dan fasilitas umum. Lokasi ini juga dapat memberikan fleksibilitas untuk mengatur kebutuhan peserta sebelum dan sesudah acara.
Bisa, selama venue memiliki kapasitas, fasilitas teknis, tata ruang, dan tingkat privasi yang sesuai. Untuk RUPS, perusahaan juga perlu memastikan pengaturan registrasi dan fasilitas pendukung memenuhi kebutuhan pelaksanaan rapat.
Periksa kapasitas efektif, akses peserta, fasilitas audio visual, ketentuan vendor, jadwal penggunaan ruang, dan biaya tambahan. Sebaiknya lakukan survei langsung agar perusahaan dapat memastikan kondisi venue sesuai dengan rencana acara.
Saatnya Menggelar Event Perusahaan di The Kasablanka Hall
Memilih venue corporate event yang tepat dapat membantu perusahaan menciptakan acara yang lebih praktis, nyaman, dan terintegrasi. Venue yang terintegrasi dengan mall memberikan nilai tambah melalui akses ke fasilitas pendukung, sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan acara sekaligus memperhatikan pengalaman peserta.
Jika Anda sedang mencari venue corporate event di Jakarta, pertimbangkan untuk menggelar acaranya di The Kasablanka Hall, tepatnya berada di Mall Kota Kasablanka. Dengan kapasitas yang besar dan lokasi di dalam kompleks pusat perbelanjaan, The Kasablanka Hall dapat menjadi pilihan untuk berbagai kebutuhan acara perusahaan.
Yuk hubungi tim The Kasablanka Hall untuk mendiskusikan kebutuhan acara, ketersediaan ruang, serta fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan acara Anda!