Menggelar acara corporate gathering dengan skala yang besar memang membutuhkan konsep acara yang sesuai dengan tujuan perusahaan, melibatkan aktivitas karyawan, serta memilih venue gathering yang mendukung kebutuhan teknis di lapangan. Selain itu, perusahaan juga perlu menyusun alur acara yang dinamis agar peserta tidak hanya hadir dalam acara tersebut, tetapi juga aktif berpartisipasi memeriahkan acara gathering.
Pentingnya Merancang Konsep Gathering Skala Besar
Acara gathering ini bukan sekedar untuk mempertemukan karyawan, manajemen, atau mitra bisnis dalam satu suasana rekreasi. Acara ini bisa menjadi sarana untuk membangun hubungan kerja yang baik serta memperkuat budaya perusahaan.
Namun mengumpulkan ratusan hingga ribuan peserta dalam satu acara tentu memiliki tantangan tersendiri. Perusahaan perlu menjaga perhatian audiens, mengatur perpindahan antar sesi, dan menciptakan pengalaman yang berkesan bagi peserta.
Konsep acara gathering yang interaktif akan membantu menjawab berbagai tantangan dalam mengadakan acara gathering skala besar. Alih-alih mengisi acara dengan presentasi panjang, perusahaan bisa menggabungkan beberapa kegiatan yang dirasa bermanfaat bagi para peserta, seperti permainan kelompok, hiburan, sesi diskusi, aktivitas digital, dan lain-lain.
Hasilnya bukan hanya acara yang menarik, tetapi juga kesempatan lebih besar bagi peserta untuk bisa saling berinteraksi dengan peserta lainnya.
6 Elemen Utama Merancang Corporate Gathering Skala Besar
Merancang corporate gathering membutuhkan perencanaan yang saling terhubung. Setiap keputusan harus mendukung pengalaman peserta dan hasil yang ingin dicapai perusahaan.
1. Tentukan Tujuan dan Tema Acara
Langkah pertama yaitu menentukan alasan perusahaan menyelenggarakan acara gathering. Apakah acara gathering tersebut tujuannya untuk mempererat hubungan karyawan? Merayakan pencapaian tahunan? Atau membangun hubungan dengan mitra baru?
Dengan mengenali tujuan acara, nantinya kita akan lebih mudah dalam menentukan tema, format acara, aktivitasnya apa saja, serta pemilihan venue event yang sesuai.
2. Pilih Venue Berdasarkan Kebutuhan Acara
Venue mempengaruhi banyak aspek pelaksanaan acara, seperti kenyamanan peserta atau menjadi tolok ukur kelancaran acara. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya tidak memilih lokasi hanya berdasarkan kapasitas atau tampilan ruangan.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan sebelum menentukan venue:
- Kapasitas dan tata ruang
- Lokasi dan akses
- Fasilitas teknis
- Area pendukung
- Fleksibilitas tata ruang
Jika perusahaan berencana untuk menggelar acara skala besar, maka perhatikan pula akses loading dock untuk mengangkut alat-alat logistik yang dibutuhkan selama acara.
3. Susun Rundown
Rundown atau susunan acara akan menentukan bagaimana peserta menikmati seluruh kegiatan. Jika setiap sesi hanya berisikan acara-acara yang membuat peserta boring, maka acara tersebut berpotensi kehilangan perhatian dari peserta.
Untuk mengatasinya, gunakan variasi format dan durasi. Sebagai contoh, buka acara dengan performance singkat atau aktivitas pemanasan seperti ice breaking, lanjutkan dengan sambutan dari direksi atau manajemen, kemudian sisipkan sesi interaktif sebelum masuk ke agenda utama.
4. Gunakan Aktivitas Interaktif
Acara gathering perusahaan memang sangat identik dengan aktivitas permainan yang interaktif. Akan tetapi, interaksi dalam acara gathering tidak harus berupa aktivitas permainan saja. Aktivitas terbaik adalah aktivitas yang sesuai dengan karakter peserta dan mendukung tujuan perusahaan.
Beberapa aktivitas interaktif yang bisa diterapkan pada acara gathering perusahaan, antara lain:
- Diskusi kelompok
- Kuis berhadiah
- Apresiasi karyawan
- Aktivitas pengalaman bersama
5. Siapkan Produksi Event dan Teknologi Pendukung
Konsep yang menarik membutuhkan produksi event yang matang. Venue acara, sound system, lighting, mini stage, serta dokumentasi bisa menjadi fasilitas pendukung untuk membantu mensukseskan acara gathering perusahaan.
Koordinasi antar tim acara, vendor, dan tim internal perusahaan juga sangat penting. Setiap pihak harus memahami jadwal, tanggung jawab, serta prosedur komunikasi yang baik selama acara berlangsung.
Dengan begitu, tim tidak hanya mengandalkan rundown tertulis, tetapi juga memiliki rencana teknis yang jelas untuk setiap sesi.
6. Pilih Venue yang Luas
Corporate gathering dengan ratusan hingga ribuan peserta membutuhkan venue luas agar seluruh rangkaian acara dapat berlangsung dengan nyaman. Ruang memadai memberikan keleluasaan bagi perusahan untuk menentukan area utama untuk digelarnya acara tanpa menghambat para peserta.
Venue luas juga bisa memberikan fleksibilitas dalam menentukan konsep gathering. Perusahaan bisa menggabungkan sesi sambutan, hiburan, aktivitas kelompok, hingga makan bersama dalam satu lokasi. Hal ini memudahkan koordinasi sekaligus menciptakan pengalaman acara yang lebih menyatu bagi peserta.
Cara Merencanakan Corporate Gathering Skala Besar
1. Susun Brief Acara
Dokumentasikan tujuan acara, target peserta, jumlah undangan, tanggal, durasi, budget, dan pesan utama yang ingin disampaikan. Brief ini menjadi dasar bagi tim internal maupun event management dalam menyusun konsep.
2. Tentukan Budget Acara
Bagi anggaran ke dalam beberapa kebutuhan, seperti venue, produksi panggung, audiovisual, konsumsi, pengisi acara, dekorasi, aktivitas interaktif, dan dokumentasi.
Tentukan kebutuhan yang wajib dipenuhi dan elemen yang dapat disesuaikan. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari pengeluaran berlebihan untuk beberapa kebutuhan yang dianggap tidak terlalu penting.
3. Survei dan Bandingkan Venue
Buat daftar venue yang sesuai dengan jumlah peserta dan konsep acara. Saat survei, periksa layout, kapasitas, akses, fasilitas teknis, area parkir, ketentuan vendor, serta biaya tambahan.
Sebaiknya Anda meminta penawaran tertulis agar perusahan dapat membandingkan budget dan fasilitas secara transparan sebelum booking venue.
4. Susun Konsep dan Rundown
Selanjutnya Anda menentukan tema, aktivitas utama, pembicara, pengisi acara, serta urutan dalam setiap sesinya. Berikan durasi yang realistis dan sisipkan waktu cadangan untuk pergantian sesi maupun kendala teknis.
Pastikan setiap aktivitas memiliki tujuan yang jelas. Jangan memasukkan permainan hanya karena sedang populer jika aktivitas tersebut tidak sesuai dengan karakteristik para peserta.
5. Koordinasikan dengan Vendor dan Tim Pelaksana
Buat pembagian tanggung jawab yang jelas antara tim internal, pengelola venue, event management, dan vendor produksi. Tentukan siapa yang mengambil keputusan, siapa yang menghubungi pembicara, dan siapa yang menangani kendala teknis.
Adakan rapat koordinasi sebelum hari-H untuk menyamakan pemahaman terhadap rundown, kebutuhan peralatan, alur peserta, serta prosedur darurat.
6. Lakukan Technical Meeting dan Gladi Bersih
Uji seluruh peralatan yang akan digunakan, termasuk mikrofon, sound system, lighting, dan lain-lain. Jika acara menggunakan koneksi digital, siapkan metode cadangan.
Lakukan gladi bersih untuk sesi penting, terutama pada sesi pembukaan, pergantian pembicara, penampian khusus, dan penutupan.
Kesalahan Umum saat Merancang Corporate Gathering Skala Besar
1. Memilih Venue Berdasarkan Kapasitas
Ruangan yang mampu menampung banyak orang belum tentu cocok untuk aktivitas interaktif. Cek kesiapan venue acara seperti akses, fasilitas, dan kebutuhan saat acara berlangsung.
2. Mengisi Acara dengan Sesi Formal
Gathering identik dengan acara yang havefun. Terlalu banyak sesi formal bisa membuat peserta hilang fokus. Sebaiknya seimbangkan informasi dengan diskusi, aktivitas, dan hiburan yang relevan.
3. Membuat Rundown Terlalu Padat
Pergantian pembicara, perpindahan peserta, dan kendala teknis membutuhkan waktu. Berikan jeda yang cukup agar keterlambatan satu sesi tidak mengganggu seluruh jadwal.
4. Tidak Menyiapkan Rencana Cadangan
Acara skala besar memiliki banyak komponen yang saling bergantung. Siapkan alternatif untuk pembicara yang terlambat, gangguan peralatan, perubahan jadwal, dan kebutuhan penanganan peserta.
FAQ
Perhatikan kapasitas efektif, lokasi, akses transportasi, fasilitas audio visual, akses loading dock, fleksibilitas layout, dan biaya sewa. Pastikan seluruh fasilitas sesuai dengan format serta kebutuhan teknis acara.
Kapasitas bergantung pada jumlah peserta dan format acara. Venue untuk 1.000 peserta yang menggunakan meja diskusi, misalnya, dapat membutuhkan ruang berbeda dibandingkan acara dengan seluruh peserta duduk menghadap panggung.
Corporate gathering berfokus pada kebersamaan, apresiasi, dan interaksi. Town hall meeting menekankan komunikasi antara manajemen dan karyawan, sedangkan RUPS membutuhkan fasilitas yang mendukung pelaksanaan rapat pemegang saham sesuai kebutuhan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
Wujudkan Corporate Gathering Skala Besar di The Kasablanka Hall
Corporate gathering skala besar membutuhkan venue yang luas agar seluruh peserta dapat mengikuti rangkaian acara dengan nyaman. Pemilihan venue yang tepat juga memberikan keleluasaan bagi perusahaan untuk menghadirkan beberapa aktivitas dalam satu acara.
The Kasablanka Hall dapat menjadi pilihan venue corporate event di Jakarta untuk perusahaan yang membutuhkan ruang luas bagi kegiatan skala besar. Berlokasi di lantai 3 Mall Kota Kasablanka, Jakarta Selatan, venue ini memiliki kapasitas hingga 5.500 orang sehingga dapat dipertimbangkan untuk corporate gathering, town hall meeting, maupun acara perusahaan lainnya.
Jika saat ini sedang merencanakan gathering perusahaan dengan banyak peserta? Jadikan The Kasablanka Hall sebagai pilihan venue untuk acara Anda. Yuk wujudkan momen kebersamaan perusahaan dalam suasana yang nyaman dan berkesan!