Hallo guys! Saat ini banyak penyelenggara acara yang berjuang untuk menemukan venue yang tepat untuk menggelar sebuah event. Meskipun ada banyak pilihan tempat, namun biasanya mereka tidak menawarkan fasilitas dan layanan yang sama. Maka dari itu, para penyelenggara acara ini mungkin membutuhkan waktu yang tidak sebentar sebelum akhirnya memutuskan untuk menggelar acara di venue yang ideal.
Penting bagi anda untuk melakukan riset dan mengunjungi venue untuk menyelenggarakan acara. Hal ini akan membantu anda untuk lebih mudah dalam memilih venue yang sesuai dengan tema dan konsep acara yang sudah direncanakan. Dalam artikel ini, anda akan mengetahui faktor mana yang paling penting bagi anda untuk memilih fasilitas venue yang tepat.
Berikut 10 hal yang harus anda perhatikan dalam memilih fasilitas venue yang ideal:
- Lokasi dan Aksesbilitas
Pada saat mencari venue untuk menggelar acara, pastikan anda mempertimbangkan kedekatan peserta atau tamu dari lokasi. Jika anda tidak mengetahui darimana saja tamu yang akan datang, maka anda bisa memilih lokasi yang strategis serta mudah diakses oleh banyak orang. Dengan lokasi yang strategis, jika anda mengundang tamu dari negara atau kota lain pun akan sangat nyaman, karena biasanya venue tersebut akan berdekatan dengan hotel.
Selain itu, perhatikan aksesbilitas venue acara tersebut. Pastikan banyak pilihan transportasi untuk menjangkaunya, sehingga para tamu yang tidak membawa kendaraan pribadi pun bisa menggunakan transportasi umum. Sebisa mungkin jangan pernah memilih venue acara yang tidak dilalui oleh transportasi umum sehingga akan menyulitkan para tamu.
- Koneksi Internet yang Lancar
Mungkin sebagian besar dari kita setuju jika internet menjadi hal yang perlu diperhatikan dalam memilih venue acara. Bagaimana tidak, koneksi internet menjadi unsur penting dalam membuat acara. Tanpa adanya koneksi internet, acara akan sulit untuk dilaksanakan.
Venue yang digital ready biasanya sudah menyiapkan koneksi internet yang memadai untuk menggelar sebuah acara. Namun tetap kita harus mengecek berapa kecepatan internet di dalam venue tersebut. Hal tersebut harus dipastikan agar acara yang sudah direncanakan bisa berjalan dengan baik.
- Kebutuhan Entertainment
Saat akan menggelar sebuah event, tentunya sesi entertainment akan selalu ada dan ditampilkan. Untuk menampilkannya membutuhkan teknologi virtual yang mumpuni, ditambah dengan sound system dan sistem pencahayaan yang mendukung. Dengan begitu, sesi entertainment akan dapat berjalan dengan lancar tanpa kurang satu hal apapun.
- Tempat Duduk yang Bisa Diatur
Seperti yang kita ketahui, setiap gelaran acara memiliki konsep dan tema yang berbeda-beda. Begitu juga dengan konsep dan desain seating yang dapat disesuaikan dengan acara yang digelar. Ada beberapa konsep dan desain seating, diantaranya U-Shape, Classroom, Boardroom, dan masih banyak lagi.
Jika kita menggelar acara perusahaan yang berbentuk meeting, kita bisa menggunakan konsep tempat duduk U-Shape atau boardroom. Sementara untuk gelaran seminar, bisa menggunakan konsep tempat duduk class room.
- Dilengkapi Dengan AC
Kenyamanan dalam menggelar sebuah event adalah tanggung jawab pihak penyelenggara. Penyelenggara ini dituntut untuk dapat memastikan para tamu agar bisa mengikuti acara hingga selesai. Salah satu faktor kenyamanan dalam sebuah event yaitu adanya AC di dalam venue tersebut. AC ini menjadi penting untuk menjaga kenyamanan saat event digelar.
- Ruang VIP
Salah satu fasilitas mewah yang bisa menjadi pilihan ketika menggelar acara resmi yang mengundang tamu terhormat yaitu harus menyediakan ruang VIP. Ruang VIP menjadi ruang tunggu tamu terhormat agar privasi dan keamanannya bisa terjaga dengan baik. Dengan begitu, ia tidak akan menunggu bersama tamu-tamu lainnya.
- Ruang Medis
Di era new normal seperti saat ini, ruang medis tentuya salah satu ruangan yang dibutuhkan ketika akan menggelar event. Ruang medis ini akan digunakan jika ada situasi yang darurat. Apalagi menggelar sebuah event yang memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi, seperti konser musik dan lain-lain. Dalam ruang medis ini biasanya akan disediakan beberapa alat medis, tempat tidur, hingga kursi roda.
- Area Parkir yang Luas
Ketika anda akan memilih sebuah venue untuk dijadikan tempat acara, pastikan anda memeriksa luas area parkir dan menanyakan tentang kapasitasnya. Seperti yang kita ketahui bahwa area parkir ini juga menjadi faktor utama dalam kesuksesan sebuah acara, apalagi acara yang diselenggarakan termasuk kategori acara besar.
Untuk acara-acara khusus yang mengundang tamu terhormat, parkir valet mungkin sangat diperlukan. Hal ini akan mencerminkan ekslusifitas acara yang anda selenggarakan.
- Toilet yang Bersih
Apakah anda pernah berpikir bahwa kesukesan sebuah acara itu bisa dicapai karena adanya toilet yang bersih. Bisa kita bayangkan, seandainya kita datang ke sebuah acara dengan keadaan toilet yang kotor, mengeluarkan aroma tidak sedap, serta tidak layak untuk digunakan. Pastinya kita memilih untuk mencari toilet yang bersih dan memilih tidak kembali ke venue acara tersebut.
Maka dari itu, salah satu faktor dari keberhasilan sebuah acara yaitu dengan toilet yang bersih. Sebelum menentukan venue untuk menggelar acara, salah satu hal yang jangan dilewatkan saat survey tempat yaitu melihat toilet dari venue tersebut.
- Keamanan
Fasilitas terakhir yang harus tersedia dalam memilih venue untuk menggelar acara yaitu adalah fasilitas keamanan. Fasilitas keamanan ini beragam, dimulai dari CCTV, pintu darurat, titik kumpul jika terjadi bencana, petugas keamanan, dan termasuk juga ruang medis. Hal ini juga yang dapat menjaga agar acara bisa berjalan dengan sukses dan lancar.
Baca Juga: Perbedaan Gigs, Konser dan Pensi , Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya