Hallo guys! Saat ini penyelenggaraan event merupakan hal yang biasa dilakukan dalam setiap minggunya. Terlebih lagi pasca pandemi Covid-19, industri event di Indonesia begitu meningkat. Gelaran event ini sudah menjadi kebutuhan masyarakat Indonesia, maka tidak heran jika banyak penyelenggaraan event belakangan ini.
Terlepas dari banyaknya gelaran event di Indonesia, tentu untuk menyajikan konsep, tema, serta tujuan dari event harus bisa terorganisir dengan baik oleh pihak penyelenggara. Gelaran event dimulai dari skala kecil ataupun skala besar harus memiliki perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi yang baik. Hal ini akan membantu untuk memastikan acara bisa berjalan dengan lancar serta menciptakan kesan yang positif bagi semua audiens yang hadir dalam gelaran event tersebut.
Berikut beberapa tips dan panduan yang perlu diperhatikan untuk mengatur acara yang sukses. Simak ulasan selengkapnya di bawah ini ya!
- Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan tahap awal yang sangat penting dalam penyelenggaraan acara. Di dalam tahap ini, ada beberapa hal yang mesti diperhatikan dalam membuat sebuah acara. Salah satunya dalam menentukan tema dan konsep acara. Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan dari sebuah event. Konsep yang unik dan menarik akan membantu untuk memberikan kesan tersendiri bagi setiap audiens yang terlibat dalam event.
Setelah berhasil menentukan tujuan dan tema acara, selanjutnya anda bisa merencanakan anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan event tersebut. Anggaran dan sumber daya ini meliputi beberapa hal, diantaranya biaya venue, konsumsi, peralatan, promosi, tenaga kerja, dan masih banyak lagi. Dalam perencanaan anggaran, anda juga harus membuat estimasi yang realistis dan sesuai dengan kemampuan anda. Sponsor dan mitra kerja akan sangat membantu untuk mendukung acara anda berjalan dengan baik.
Setelah memiliki tema dan konsep, serta anggaran biaya dan sumber daya yang dibutuhkan, selanjutnya anda bisa membentuk kepanitian acara untuk menyelenggarakan event tersebut. Dalam hal ini, anda bisa membaginya dalam beberapa divisi sesuai dengan job desc nya masing-masing. Pemberian tugas ini harus lugas dan jelas agar setiap individu memiliki rasa tanggung jawabnya masing-masing.
- Tahap Pelaksanaan
Dalam tahap pelaksanaan, pihak penyelenggara harus benar-benar efektif dan efisien dalam melaksanakan tugasnya dari masing-masing divisi. Namun terkadang apa yang sudah direncanakan dalam proses perencanaan seringkali berbeda dengan realita yang terjadi pada saat pelaksanaan. Hal ini dikarenakan seringkali permasalahan muncul saat event sedang berjalan, sehingga membutuhkan improvisasi dan kepekaan terhadap realita yang terjadi.
Teamwork merupakan hal yang paling penting dalam tahap pelaksanaan. Meskipun memiliki konsep acara yang unik dan perencanaan yang matang, namun tidak akan berarti apa-apa jika tidak ada teamwork di dalam tim tersebut. Kerjasama antar divisi bisa dibilang menjadi penentu kesuksesan sebuah acara yang diselenggarakan. Jangan sampai ada miss komunikasi yang menimbulkan kesalahpahaman sampai terjadi perpecahan dalam tim.
- Tahap Evaluasi
Dalam menyelenggarakan sebuah event, hal terakhir yang harus dilakukan yaitu melakukan evaluasi. Evalusi ini tahap dimana dilakukan peniliaian terhadap event tersebut dari mulai perencanaan hingga selesai event. Penilaian terhadap evaluasi ini menjadi bahan acuan pada penyelenggaraan event yang akan dilakukan selanjutnya.
Dalam tahap ini anda harus melakukan proses penilaian, pengukuran efektivitas strategi dan kinerja yang dilakukan dalam mencapai tujuan event. Pengevaluasian ini bertujuan untuk melihat tingkat keberhasilan dari acara dan melihat dari sisi kekurangan dan kelebihan gelaran event tersebut.
Nah, itulah tips dan panduan lengkap untuk dapat menyelenggarakan acara dengan sukses. dengan begitu, anda akan memiliki pondasi yang kuat untuk dapat mengatur acara yang sukses. Perlu diingat bahwa perencanaan yang unuk, pelaksanaan yang cermat, serta evaluasi yang rinci dan teliti akan menjadi kunci keberhasilan dari sebuah penyelenggaraan event.
Dengan fokus dan bekerja keras, anda bisa membuat acara yang tidak hanya berkesan tetapi juga memberikan nilai positif bagi para audiens.
Baca Juga: Sejarah Konser Musik , Mengenal Event Organizer dan Cara Kerjanya